Elektronische facturatie: de implicaties van deze nieuwe regelgeving

Gemiddelde leestijd: 3 tot 4 minuten

Vanaf januari 2026 is het voor btw-plichtige zelfstandigen en bedrijven verplicht om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken, dat wil zeggen facturen die elektronisch worden opgesteld, verzonden en ontvangen. Hoewel deze wijziging al sinds begin 2025 is aangekondigd, houden sommigen zich nog steeds niet aan de regels, ondanks de inwerkingtreding op 1 januari. Yago biedt u daarom een duidelijke en beknopte gids om u op de hoogte te houden, maar vooral om de implicaties van dergelijke regelgeving op het vlak van veiligheid en verzekeringen te begrijpen.
‍

Gestructureerde elektronische facturatie, wat is dat?

Het is een nieuwe methode voor factuurbeheer die slechts één type factuur toelaat: gestructureerde elektronische facturen. Deze voldoen aan de Europese semantische en syntactische normen EN 16931-1 en CEN/TS 16931-2 en worden opgesteld, verzonden en ontvangen in een gedefinieerd elektronisch formaat. Ze moeten worden onderscheiden van gewone elektronische facturen, die enkel elektronisch worden opgesteld en ontvangen, zonder noodzakelijkerwijs een vooraf bepaald kader te volgen.
‍

Mijn facturen waren al gedigitaliseerd, wat verandert er voor mij?

Let op! Verwar digitalisering niet met elektronische facturen. Zoals hierboven uitgelegd, is een factuur alleen een gestructureerde e-factuur als deze automatisch is opgesteld, verzonden en ontvangen via een beveiligde IT-tool en via het Peppol-netwerk is verstuurd. Dus als u uw factuur op uw computer hebt ingevuld en de PDF per e-mail naar uw klant of leverancier hebt gestuurd, is dit geen gestructureerde elektronische factuur, maar een gewone elektronische factuur, en dus niet meer geldig in 2026. U moet daarom dringend overstappen op boekhoudssoftware die compatibel is met het Peppol-netwerk.

‍
{{info1}}
‍

Concreet, wat verandert er?

Voor bedrijven en zelfstandigen betekent dit dat ze conforme facturatie- of boekhoudssoftware moeten aanschaffen die compatibel is met het Peppol-netwerk. U vindt hier de lijst met compatibele software. (Sommige softwarepakketten worden niet vermeld omdat ze nog in aanpassing zijn; informeer bij uw leverancier.)

Van welke steun kan ik profiteren?

Aangezien de kosten voor de implementatie van een dergelijk systeem aanzienlijk kunnen zijn voor zelfstandigen en kmo's, worden er twee fiscale steunmaatregelen ingevoerd:

• De kosten voor de implementatie en het gebruik van e-facturatie (software, abonnement, advies, opleiding) zijn tussen 2024 en 2027 voor 120% aftrekbaar van de belastbare winst.
• De aftrek voor digitale investeringen stijgt naar 20% vanaf 1 januari 2025.
  ‍

Wat zijn de voordelen van gestructureerde elektronische facturatie?

De voordelen zijn talrijk en onmiddellijk:

• Minder papierwerk: gedaan met papieren facturen die beschadigd raken of verloren gaan, alles is gedigitaliseerd!
• Kortere doorlooptijden: de verzending is onmiddellijk, vertragingen tijdens de verzending verdwijnen.
• Verhoogde betrouwbaarheid: automatisering vermindert het foutenpercentage bij de verwerking van facturen en voorkomt het verlies van ontvangstbewijzen tijdens de verzending.
• Compatibiliteitsgarantie: aangezien facturen een specifiek formaat moeten volgen, verdwijnen compatibiliteitsproblemen tussen twee organisaties.
• Aanzienlijke kostenbesparing: 75% van de kosten verbonden aan papieren facturen verdwijnt (studie van de Universiteit Hasselt).
• Realtime inzicht in de kasstroom: de onmiddellijke beschikbaarheid van facturen zorgt voor een duidelijk overzicht van de kasstromen.
• Veiligheid van transacties: aangezien alle facturatie via erkende software en het Peppol-netwerk verloopt waarvoor identificatie vereist is, wordt het voor oplichters steeds moeilijker om valse facturen te versturen.
• Juridische zekerheid: alle facturen voldoen noodzakelijkerwijs aan de drie juridische geldigheidsprincipes (authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud, leesbaarheid van de gegevens).
  ‍

Wat zijn de potentiële risico's?

Hoewel elektronische facturatie over het algemeen goed nieuws is voor de financiële veiligheid van uw bedrijf, kunnen de gevolgen bij een aanval of identiteitsdiefstal aanzienlijk zijn. U moet zich bewust zijn van deze risico's en zich ertegen beschermen - met name tegen cyberaanvallen, ransomware, identiteitsdiefstal of phishing via elektronische facturatie, ... Verliezen op het vlak van reputatie, omzet en bedrijfsonderbreking kunnen inderdaad aanzienlijk zijn voor uw onderneming. Het is daarom belangrijk om de nodige maatregelen te nemen om uzelf zo goed mogelijk te beschermen door regelmatig back-ups van uw gegevens te maken, het gebruik van sterke wachtwoorden en beveiligde inloggegevens binnen uw organisatie te verplichten, firewalls en antivirussoftware te installeren en een gespecialiseerd cybersecuritybedrijf in te schakelen. Het is ook mogelijk om een cyberverzekering af te sluiten die u dekt in geval van een aanval, en waarbij experts snel ingrijpen om het probleem op te lossen en uw verliezen te compenseren.

‍

Hiervoor werkt Yago samen met verschillende verzekeringsmaatschappijen die bijzonder geavanceerde producten hebben ontwikkeld, Dit is het type bescherming dat u kunt ontvangen:

• Vergoeding krijgen van losgeld indien dit reeds onder dwang is betaald
• Kosten en eventuele bedrijfsschade dekken die zijn ontstaan
• Expertisekosten dekken (IT, crisisconsultant, juridisch adviseur)
• Schade aan derden vergoeden in geval van datalekken of virussen
• Dit type verzekering biedt u ook 24/7 bijstand, met snelle begeleiding door experts.

‍

‍

‍