La facturation électronique : les implications de cette nouvelle régulation

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Depuis janvier 2026, il est obligatoire pour les indépendants et entreprises assujettis à la TVA d’utiliser des factures électroniques structurées, c’est-à-dire émises, transmises et reçues par voie électronique. Si ce changement est annoncé depuis début 2025, certains tardent à se mettre en conformité, et ce malgré l’entrée en vigueur du 1er janvier. Yago vous propose donc un guide clair et synthétique vous permettant de vous mettre à la page mais surtout de  comprendre les implications d’une telle réglementation en terme de sécurité et d'assurances.
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La facturation électronique structurée, qu’est-ce que c’est ?

C’est une nouvelle méthode de gestion des facturations qui n’admet qu’un seul type de factures :  les factures électroniques structurées. Ces dernières respectent les normes sémantiques et syntaxiques européennes EN 16931-1 et CEN/TS 16931-2 et sont établies, envoyées et reçues sous un format électronique défini. Il faut les distinguer des factures électroniques ordinaires qui ne sont elles que des factures émises et reçues électroniquement, sans nécessairement suivre de cadre pré-défini.
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Mes factures étaient déjà dé-matérialisées, qu’est-ce qui change pour moi ?

Attention ! Il ne faut pas confondre dématérialisation et factures électroniques. Comme expliqué ci-dessus, une facture est une e-facture structurée seulement si elle a été émise, transmise et reçue automatiquement grâce à un outil informatique sécurisé et qu’elle a transité via le réseau Peppol. Donc si vous avez rempli votre facture sur votre ordinateur et envoyé le PDF par mail à votre client ou fournisseur, il ne s’agit pas d’une facture électronique structurée mais bien d’une facture électronique ordinaire, donc plus valable en 2026. Vous devez donc impérativement vous mettre en conformité en vous équipant d'un logiciel de comptabilité compatible avec le réseau Peppol.

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Concrètement, ça change quoi ?

Pour les entreprises et indépendants, cela signifie qu’il faut s’équiper d’un logiciel de facturation ou de comptabilité conforme et conçu pour être compatible avec le réseau Peppol. Vous pouvez retrouver ici la liste des logiciels compatibles. (certains logiciels ne sont pas cités car encore en cours d’adaptation, renseignez-vous auprès de vote fournisseur)

De quelles aides puis-je bénéficier ?

Le coût de mise en place d’un tel système pouvant être signifiant pour les indépendants et PME, deux mesures de soutien fiscales sont mises en place :

• Les coûts de mise en œuvre et d'utilisation de l'e-facturation (logiciel, abonnement, conseil, formation) sont déductibles à 120 % du bénéfice imposable entre 2024 et 2027.
• La déduction pour les investissements numériques passe à 20 % à partir du 1er janvier 2025
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Quels sont les avantages de la facturation électronique structurée ?

Les bénéfices sont nombreux et immédiats :

• Réduction de la paperasse : fini les factures papiers qu’on dégrade ou qu’on égare, tout est dématérialisé !
• Réduction des délais : la transmission est instantanée, les délais intermédiaires sont lissés.
• Augmentation de la fiabilité : l’automatisation permet de réduire le taux d’erreur dans le traitement des factures et d’éviter la perte de reçus lors de l’acheminement.
• Garantie de compatibilité : les factures devant suivre un format spécifique, les problèmes de compatibilité entre deux organisations disparaissent.
• Réduction significative des coûts : 75% des frais liés aux factures papiers disparaissent (étude de l’Université d’Hasselt).
• Maitrise de la trésorerie en temps réel : l’immédiateté des factures permet de garder une vision claire des flux de trésorerie.
• Sureté des transactions: comme toutes les facturations passent par des logiciels agrées et le réseau Peppol sur lesquels il faut s’identifier, il devient de plus en plus compliqué pour les escrocs d’émettre des factures factices.
• Sureté juridique : toutes les factures respectent nécessairement les trois principes de validité juridiques (authenticité de l’origine, intégrité du contenu, lisibilité des données)
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Quels sont les potentiels risques impliqués ?

Si la facturation électronique est globalement une bonne nouvelle pour la sécurité des finances de votre entreprise, il n'en demeure pas moins qu'en cas d'attaque ou d'usurpation d'identité, les conséquences peuvent prendre une certaine ampleur. Vous devez être sensibilisé et protéger contre ces risques - notamment contre   les risques de cyberattaques, de ransomwares, d'usurpations d’identité, ou de phishing par facturation électronique, … Les pertes en terme de réputation, de chiffre d’affaires ainsi que l’arrêt de l’activité peuvent en effet être considérables pour votre entreprise. Il est donc important de prendre les mesures nécessaires pour vous protéger au mieux en sauvegardant régulièrement vos données, en exigeant des logins et mots de passes au sein de votre organisation, en installant des pare-feus et anti virus et en faisant appel à une entreprise spécialisée dans la cyber sécurité. Il est également possible de souscrire à une assurance cybersécurité qui vous couvre en cas d’attaque et intervient pour régler rapidement le problème et compenser vos pertes.

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Pour cela, Yago collabore avec différentes compagnies d'assurance qui ont développé des produits particulièrement sophistiqués, voici le type de protection que vous pouvez recevoir :

• Obtenir un remboursement d'une rançon si elle a déjà été payée sous la menace
• Couvrir les frais et pertes d’exploitation éventuelles occasionnées
• Couvrir les frais d’expertise (IT, consultant de crise, conseiller juridique)
• Indemniser les dommages aux tiers en cas de fuite de données ou virus
• Ce type d'assurance vous offre également une assistance 24h/24 et 7j/7, avec un accompagnement rapide par des experts.

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