Clôturer l'année comptable : ce qu'il faut savoir sur vos assurances

Pour protéger votre entreprise ainsi que vos employés, vous avez souscrit de nombreuses assurances et payez chaque année des primes.

• Vous recevez plusieurs factures pour un même contrat au cours de l’année ?
• Vous ne comprenez pas pourquoi ?
• Comment sont calculées vos primes ?

Dans cet article, nous vous expliquons comment vous y retrouver dans vos factures.

Comment est calculée votre prime d'assurance ?

Le prix de vos assurances entreprise est calculée selon plusieurs critères, notamment : le risque à assurer, le montant des couvertures, les franchises appliquées, l’historique sinistres de votre entreprise & la valeur du risque à assurer.

Ce sont sur base de ces critères que les assureurs déterminent un montant de prime à payer. La prime peut être forfaitaire ou dépendre de la masse salariale (contrat accidents du travail, responsabilité civile, etc.), du chiffre d'affaires (contrat responsabilité civile, etc.), de la valeur du bien (contrat incendie, matériel, etc.) ou encore du nombre d'employés de votre entreprise (contrats responsabilité civile, etc.). Pour une même assurance, chaque entreprise a donc une prime unique, calculée par l'assureur. Cette prime évolue avec l’entreprise.

Par exemple, une entreprise de consultance informatique souscrit à une assurance RC professionnelle. Comment est calculée la prime ?

• Chiffre d’affaires annuel : 300.000€
• Taux de prime déterminé par l’assureur pour une entreprise de consultance informatique : 2,1 ‰
• Prime annuelle HT : 630 €
• Taxe: 9.25%
• Prime annuelle TTC : 688.28 €

Mise à jour essentielle ! Chaque année, il est très important de communiquer votre dernier chiffre d’affaires, masse salariale et toute autre évolution de votre activité à votre courtier. Pourquoi ?

• Si vos chiffres ne sont pas à jour, vous risquez d’être sous-couverts en cas de sinistre.
• L’assureur peut aussi décider d’appliquer une augmentation par défaut, parfois injustifiée (ex. +25% alors que votre activité n'a pas autant progressé).

Bon à savoir : Sur le contrat d’assurance, vos primes sont parfois affichées hors taxes ou taxes comprises selon l'assureur & le contrat. Les taxes sont toujours mentionnées sur votre contrat.

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Le cas particulier des assurances groupe et hospitalisation

Pour un contrat d’assurance collective (santé ou groupe), vous recevez un décompte mensuel des primes à payer.

Vous devez tenir la liste des affiliés à jour tout au long de l’année ; il est évident que si un employé quitte l’entreprise, vous ne financez plus son assurance santé / groupe.

Cependant, les compagnies d’assurance prennent plusieurs semaines avant de tenir compte des changements. Il est donc possible que vous voyez encore apparaitre le nom d’un employé qui a déjà quitté votre entreprise sur les factures des mois suivants. Pas de panique ! Cela sera régularisé sur les factures suivantes.

Pourquoi recevez-vous plusieurs factures pour un même contrat ?

En début d'année, vous payez toujours une avance sur prime ; l'assureur se base sur vos chiffres antérieurs pour calculer la prime d’assurance. Une première facture vous est envoyée.

En fin d’année (ou dès que vous communiquer l’évolution de vos chiffres), la prime est régularisée. L’assureur ajuste vos primes selon vos chiffres effectifs de l’année.

Exemple pour un contrat Accidents du travail :

Un fleuriste emploie 4 personnes pour son magasin. Il a donc souscrit à une assurance accidents du travail (obligation légale).

• En début d’année, la masse salariale totale du fleuriste est de : 120.000€. Il reçoit une première facture à payer.
• Au cours de l’année, faisant face à un succès incroyable, le fleuriste décide de recruter 2 personnes supplémentaires.
• En fin d’année, la masse salariale est donc plus élevée que prévue. L’assureur émet alors une seconde facture avec la différence à payer (prime totale - l’avance payée en début d’année).

Augmentations automatiques

Vous avez sans doute remarqué que certaines de vos primes d’assurance changent souvent. Chaque année, les prix sont indexés sur base de plusieurs indices. Ces indexations sont obligatoires et ne constituent pas une augmentation tarifaire. En voici quelques-uns :

• Indice ABEX : suit l'évolution des prix de la construction des biens immobiliers. La valeur de votre bâtiment est ajustée suivant cet indice et par conséquent votre prime d’assurance incendie, calculée sur la valeur de votre bâtiment assurée, l’est aussi. L’ABEX est ajusté 2 fois par an ; au 1er mai et au 1er novembre.
• Exemple : un bâtiment évalué à 300 000€ à l’indice ABEX 1032 aura une valeur de 304 651 €à l’indice ABEX 1048.
• Indice Santé : suit l'évolution du prix des soins de santé et impacte annuellement le coût de votre assurance hospitalisation.
• Indice des prix à la consommation (IPC) : mesure l'évolution du niveau moyen des prix des biens et services consommés par les ménages. Il permet de mesurer l’inflation sur une période. L’IPC impacte directement la valeur de votre matériel assuré et donc la prime d’assurance liée.
• Ratio S/P (sinistres/primes) : s’il arrive que votre entreprise fasse face à des sinistres, l’assureur peut décider d’adapter les primes si ceux-ci sont récurrents ou trop importants. Le S/P est le ratio entre la valeur totale des sinistres remboursés par l’assureur et les primes totales payées sur toute la durée du contrat d’assurance. Si l'assureur a remboursé un montant plus élevé que les primes, il peut décider d’adapter les primes en conséquence.

Questions courantes

• Quand vais-je recevoir mes factures ?
• Les factures, ou avis d’échéance, sont envoyées à l’échéance de votre contrat. Cette date est reprise sur votre contrat d’assurance. Dans le cas ou vous avez choisi un étalement des paiements dans l’année, vous recevrez les factures mensuellement, trimestriellement ou semestriellement.
• Quand dois-je informer mon assureur (via mon courtier) d'une variation de la masse salariale de mon entreprise ?
• Vous pouvez le faire lors du décompte en fin d'année. Il n’est pas nécessaire de notifier l’assureur à chaque nouvelle arrivée / départ d’un employé.
• Quand dois-je communiquer mon chiffre d’affaires à mon assureur (via mon courtier) ?
• Idéalement dans les 6 premiers mois de l'année suivante. Si votre année fiscale n’est pas de Janvier à Janvier, ce n’est pas grave, communiquez simplement vos chiffres le plus tôt possible.
• Mon employé a quitté mon entreprise il y a plusieurs semaines mais il est encore repris sur ma facture pour l’assurance hospitalisation de l’entreprise ?
• Les compagnies d’assurance prennent plusieurs semaines avant de tenir compte des changements. Il est possible que vous voyez encore apparaitre le nom d’un employé qui a déjà quitté votre entreprise sur les factures des mois suivants. Pas de panique ! Cela sera régularisé sur les factures suivantes.

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